2.1 Administración Informal y Reactiva.

Un ejército derrotado lucha primero e intenta obtener la victoria después. El arte de la guerra - Sun Tzu.

Todos sin duda hemos escuchado las historias de como nacen muchas empresas. El dueño y director de la empresa o CEO la comenzó de cero. A base de mucho trabajo y esfuerzo la hizo crecer y ahora es un gran referente en la comunidad. Esto por si solo no tiene nada de malo, todo lo contrario. Estamos ante un gran líder que hizo un gran logro.

En un principio, este líder o emprendedor comienza solo, y la gran mayoría de las veces comienza una dura cuesta en una curva de aprendizaje a base de prueba y error en la forma pragmática más pura que pueda existir, lo que le da una gran experiencia y conocimientos.

Pero como todo miembro de una empresa, no escapa de la realidad de que es un recurso de la empresa y todos los recursos tienen límites. Por lo que comienza a contratar a más personas para que le ayuden con el trabajo, por lo que rápidamente cambia el rol de estar realizando un trabajo productivo (operación de aquí en adelante) a estar coordinando a las personas que le ayudan con el trabajo (administración de aquí en adelante).

Debido a la gran cantidad de trabajo, el conocimiento de cómo opera la empresa se encuentra casi siempre solo en la mente del dueño. Por lo que comienza a dar instrucciones de como hacer las cosas. Obviamente, las nuevas personas se van a equivocar en el trabajo al no tener experiencia, inician a aprender tambien por un doloroso prueba y error. Por esto el dueño comienza a poner la regla de que solo se harán las cosas que él diga y él autorice hacer y solo se harán en el tiempo y forma que el tambien diga como se deben de hacer, todo esto para evitar errores y problemas.

El dueño de la empresa rápidamente se convierte en un solucionador de problemas, pero una vez más, como recurso limitado que es, pronto la cantidad de cosas que tiene que coordinar y solucionar lo sobre pasan y la empresa llega a un tope de crecimiento natural ante la incapacidad del dueño de arreglar todo.

Se dice que este tipo de administración es informal, porque todo el conocimiento de negocio se encuentra en la mente del dueño, no hay procesos de trabajo ni protocolos. Es además reactiva porque el trabajo es gobernado a base de eventos a los cuales hay que reaccionar para atender y solucionar.

A veces, el dueño se encuentra con personas muy hábiles en el trabajo por lo que estas ahora pasan a ser sus gerentes y supervisores, esto permite crecer un poco más a la empresa, pero rápidamente comienzan a sufrir del mismo mal, su capacidad de trabajo pronto es también rebasada. Por esto, este tipo de empresas crece lenta y dolorosamente.

Se puede dar cuenta entonces que la empresa no tiene una forma definida ni unificada de cómo se deben de hacer las cosas, el dueño lo va definiendo de forma imprevista y al momento, o sea, de manera informal. Y todo lo va administrando conforme pasan las cosas, o sea, reacciona al evento. De allí viene el nombre de administración informal y reactiva.

Debo de aclarar, que no hay forma ni manera que una empresa nazca y crezca con procesos ya establecidos, esta es la forma de administrar los emprendimientos de negocio y no conozco de momento otra forma de crear una empresa, por lo que no es mala ni hay que satanizarla. Pero conforme crece la empresa, esta forma de administrar se empieza a convertir en un gran obstaculo y un problema, para poder crecer la empresa tiene que evolucionar.

¿Es necesario saber de procesos y comuncación?

Quizás se esté preguntando, ¿porque necesito saber todo esto? Bueno, es muy común que en este tipo de empresa con muchos problemas de gestión informal y comunicación se busque implementar un software para solucionarlos. Pero aquí es donde voy a compartirle el primer gran secreto del desarrollo de software: El principal éxito de un proyecto de desarrollo de software es directamente proporcional a lo formales y proactivos que se encuentren los procesos de gestión y comunicación de la empresa.

Por esto, como dice en el libro del arte de la guerra que en estos casos la batalla ya está perdida aun antes de comenzarla por la falta de organización. O, en otras palabras, el proyecto de software ya fracaso antes de iniciarlo. Obviamente, vamos a abordar en este libro como vamos a hacerle para solucionar este problema, pero lamentablemente tenemos que profundizar aún más en este asunto.

También vamos a abordar como solucionar otros tipos de problemas que surgen en el desarrollo de software, pero se le dará más atención a los procesos debido a que los proyectos de software pueden sobrevivir teniendo problemas de cualquier otro tipo mientras los administremos debidamente, con excepción de los problemas en los procesos. Cuando se tienen problemas con los procesos y comunicación de las empresas, en una aplastante mayoría de veces he visto como fracasan los proyectos de software.

Un par de artículos que deben leer sobre este tema es del blog de Joel Spolsky Big Macs vs The Naked Chef , The Command and Control Management Method y The Econ 101 Management Method